Kanban là gì? Cách ứng dụng Kanban?

Rate this post

Kanban là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty Toyota. Và cho tới hiện nay, phương pháp Kanban thường xuyên được nhắc tới trong quản lý công việc. 

kanban
Kanban

1. Kanban là gì?

Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”. Còn đúng chính xác thuật ngữ chuyên môn kinh tế thì phải là “Phương pháp quản lý Kanban ” (Kanban method ). Đây là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota. Nơi có phương thức quản lý xí nghiệp thông minh, tạo đòn bẩy phát triển kinh tế của Nhật bản và là tiêu chuẩn quản lý của các tập đoàn sản xuất lớn của Nhật hiện tại. Phương thức quản lý ở Toyota bao gồm 1 phần rất quan trọng là “Phương thức quản lý KANBAN”.

2. Các nguyên lý của Kanban

Để đạt được thành quả như kỳ vọng của người dùng, phương pháp Kanban hoạt động tuân theo 4 nguyên lý sau:

2.1 Trực quan hoá công việc

Xây dựng bảng Kanban cần có sự trực quan hoá công việc. Để làm được điều đó, các bạn cần có các cột tương ứng với từng trạng thái công việc. Sau đó mỗi công việc làm đến mức trạng thái nào sẽ được đặt đúng với cột trạng thái đó.

Trực quan hóa công việc bằng Kanban

2.2 Giới hạn công việc đang thực hiện (Limit WIP – Limit Work In Progress)

Các cột của Kanban được phân bổ theo từng trạng thái khác nhau, điều này đồng nghĩa mỗi trạng thái sẽ được giới hạn công việc trong đó. Nguyên lý này nhằm giới hạn các công việc chưa hoàn thành trong tiến trình làm việc, giảm thiểu thời gian mỗi công việc được thiết lập qua hệ thống Kanban.

gioi-han-cong-viec-kanban
Giới hạn công việc đang thực hiện

2.3 Tập trung cho các luồng làm việc

Quản lý luồng là quản lý công việc chứ không phải quản lý con người. Theo luồng công việc, sự di chuyển của các hạng mục công việc trong quá trình sản xuất với một tốc độ bền vững có thể dự đoán được.

Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra một luồng lành mạnh, thông suốt. Thay vì quản lý con người và cố gắng khiến họ bận rộn mọi lúc, bạn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống. Điều này có nghĩa là hệ thống Kanban của bạn đang tạo ra giá trị nhanh hơn.

tap-trung-cac-luong-lam-viec-kanban
Tập trung cho các luồng làm việc

2.4 Cải tiến liên tục

Tiến trình công việc được đo mức độ một cách hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian hoàn thành sản phẩm…v..v… từ đó, đưa ra những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống theo hướng tích cực.

Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi bền vững là thông qua việc hợp tác thực hiện các thay đổi dựa trên các phương pháp, phản hồi và số liệu đã được khoa học chứng minh.

3. Bảng Kanban và thẻ Kanban

3.1 Bảng Kanban (Kanban Board)

Là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc và các thẻ đại diện cho các nhiệm vụ. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng.

3.2 Thẻ Kanban

Thẻ Kanban là một hình ảnh đại diện cho một hạng mục công việc. Được dịch từ tiếng Nhật, nó có nghĩa đen là thẻ (ban) trực quan (kan). Nó là yếu tố cốt lõi của hệ thống Kanban vì nó đại diện cho công việc đã được yêu cầu hoặc đang trong quá trình thực hiện. Thẻ Kanban chứa thông tin có giá trị về nhiệm vụ và trạng thái của nó, chẳng hạn như tóm tắt về nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn, v.v.

4. Cách ứng dụng Kanban trong công việc

Nguồn gốc Kanban từ ngành sản xuất, sau đó phương pháp Kanban theo Agile được áp dụng nhiều trong ngành công nghệ và đã rất thành công. Giờ đây, nó không chỉ bó hẹp trong đó nữa mà còn có thể áp dụng rất hiệu quả cho nhiều loại mô hình công ty hay các ngành nghề khác như Hr, Marketing, Sale,…một cách linh hoạt và đầy tiềm năng. 

Áp dụng Kanban trong lý công việc được xem như cách giảm thiểu khá nhiều rủi ro và đem lại tỉ lệ thành công cao cho dự án. Chính những công ty hàng đầu thế giới hiện nay cũng đang áp dụng Kanban bởi các đặc điểm vượt trội của nó.

Sau đây là những bước đơn giản để ứng dụng Kanban mà nhóm bạn có thể thực hiện được:

 – Bước 1: Chuẩn bị tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy ghi nhớ có màu sắc khác nhau.

– Bước 2: Cột đầu tiên trong bảng Kanban là cột “Việc cần làm” (To do list). Bạn phân loại nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp theo màu sắc giấy khác nhau rồi dán vào cột đầu tiên.

– Bước 3: Cột thứ hai là cột “Việc đang làm” (work in progress). Đây là cột thể hiện những việc bạn cần làm trong hiện tại. 

– Bước 4: Cột thứ ba là “Việc đã hoàn thành” (Done list). Bạn sẽ chuyển mỗi nhiệm vụ làm xong trong cột thứ hai sang cột thứ ba rồi tiếp tục lặp lại các bước 2 đến bước 4.

5. Ưu điểm và nhược điểm của Kanban

5.1 Ưu điểm

● Dễ hiểu: Có cột, thẻ và bảng. Trong nháy mắt, các nhà quản lý có thể thấy trạng thái của tất cả các nhiệm vụ trong một dự án.

● Ứng dụng: Nhờ tính đơn giản của nó, Kanban có thể được áp dụng trên một hệ thống đã được triển khai. Nó sẽ giúp hình dung công việc đã được thực hiện và nhận ra các khu vực có vấn đề. Cách tiếp cận này không yêu cầu bất kỳ thay đổi trong cấu trúc tổ chức.

● Tính linh hoạt: Phù hợp với các dự án có luồng thay đổi sắp tới và các ưu tiên có thể được thay đổi.

● Tăng nhận thức: Nhờ có quan điểm cột rõ ràng, người quản lý và thành viên trong nhóm có thể giảm thiểu rủi ro khi thực hiện công việc sai. Nó đảm bảo rằng không cần dành thời gian cho các hoạt động không cần thiết.

● Luồng phân phối: Vì thẻ có thể dễ dàng di chuyển giữa các cột, nó nhanh chóng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc vì có một điểm nhấn rõ ràng trong việc phân phối giá trị đúng lúc.

● Thay đổi: Dự án với phương pháp Kanban tập trung vào các cải tiến liên tục.

● Cải thiện hợp tác: Khuyến khích cộng tác dễ dàng và thường xuyên. Các cuộc họp khác nhau đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm, bao gồm các nhà đầu tư, cổ đông, khách hàng, có thể trao đổi thông tin và giải pháp có liên quan và cộng tác trên các ý tưởng khác nhau.

5.2 Nhược điểm

● Khung thời gian không chắc chắn: Người quản lý và thành viên nhóm chỉ biết các giai đoạn (thực hiện, đang thực hiện, phải làm) chứ không phải khung thời gian chính xác cho từng nhiệm vụ. Do đó, không có tính năng quản lý thời hạn trong Kanban.

● Điểm nhấn cốt lõi trên WIP (Công việc đang tiến hành) khiến Kanban không phải là một lựa chọn hoàn hảo cho các dự án hướng đến kết quả.

● Những thay đổi quá quan trọng có thể dẫn đến rủi ro cao.

6. Tổng kết

Kanban trở thành một trong những công cụ hiệu quả nhất để quản trị hiện nay. Các thuộc tính cơ bản của mô hình Kanban ở trên có thể được coi là kim chỉ nam cho các doanh nghiệp đang muốn áp dụng nó vào cách quản lý công việc.

Bài viết liên quan: Các mô hình quản lý dự án hiệu quả

Công cụ: Ứng dụng Kanban