Milestone trong quản lý dự án

Rate this post

Milestone là gì và có ý nghĩa thế nào trong việc lập kế hoạch và quản lý dự án? Hãy cùng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

milestone
Milestone

Milestone là gì?

Milestone (cột mốc) là công cụ được sử dụng trong quản lý dự án để đánh dấu các điểm cụ thể dọc theo thời gian của dự án. Những điểm này có thể là những điểm neo bắt đầu, kết thúc của dự án hoặc những mốc quan trọng cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án, các cột mốc quan trọng không ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

Ý nghĩa của Milestone trong quản lý dự án

Để quản lý dự án một cách hiệu quả nhất thì các nhà quản lý phải đề cấp đến các cột mốc trong các dự án. Các nhà quản lý xem cột mốc là một dấu hiệu quan trọng nhằm để nhận biết các tiến trình kế hoạch của một dự án. Thông qua các cột mốc đó, họ có thể chia nhỏ dự án thành nhiều dự án nhỏ và được đánh dấu bằng những cột mốc cố định. Cụ thể:

  • Cột mốc sẽ tạo tính hệ thống cho một dự án.
  • Cột mốc giúp theo dõi, giám sát tiến trình của dự án.
  • Đánh giá kết quả thông qua các cột mốc trong kế hoạch dự án.
theo-doi-du-an-milestone
Theo dõi dự án với milestone

Các nhân tố quyết định các milestone

Việc xác định milestone dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố.

Thứ nhất là về thời gian, các cột mốc có trong dự án sẽ được dự tính theo thời gian thực. Việc kết hợp giữa vấn đề thời gian và thứ tự cần hoàn thành công việc sẽ tạo cho dự án một bản kế hoạch có những cột mốc mang tính cụ thể.

Các cột mốc ở dự án cần được đánh dấu tại điểm đầu và điểm cuối của một nhiệm vụ. Ví dụ: dự án xây nhà ở, công việc cần thực hiện chính được sắp xếp theo thứ tự từ việc xây móng, lắp ráp dàn giáo, xây nhà, lợp mái, sơn tường, lắp ráp cửa, lắp đặt thiết bị, nội thật…v…

Vấn đề xác định cột mốc cũng cần dựa vào các tính chất mang tính phụ thuộc vào từng giai đoạn nhiệm vụ. Ví dụ: Thực hiện một nhiệm vụ dự án kinh doanh, trong dự án này cần thực hiện hiện các giai đoạn bán hàng. Do đó, cột mốc chính phí trước là sản xuất hàng hóa thì cột mốc phía sau phải là tiến trình bán hàng.

Ngoài ra, việc xác định cột mốc trong quản lý dự án cũng bị phụ thuộc vào yếu tố quy mô, tính chất của dự án. Có nhiều dự án có quy mô nhỏ, thời gian thực hiện ngắn thì không nhất thiết trong kế hoạch phải có cột mốc. Tuy nhiên, để chắc chắn dự án được diễn ra đúng kế hoạch, kết thúc đúng thời gian thì các nhà quản lý nên xây dựng cột mốc trong dự án của mình.

Mẹo để xác định các cột mốc trong dự án

1.Tập trung vào những ngày quan trọng

Lúc quyết định các cột mốc quan trọng của dự án, hãy ghi nhớ các mốc quan trọng như ngày khởi đầu và ngày kết thúc. Những ngày này sẽ hỗ trợ hướng dẫn và giúp các nhóm tập trung sức lực để hoàn thành nhiệm vụ. Các ngày quan trọng khác cần chú ý bao gồm các sự kiện có thể tác động tới khả năng làm việc của bạn trong dự án, chẳng hạn như ngày nghỉ, tập huấn và các hoạt động khác có thể tác động đến ngày giao hàng dự án. Bao gồm những ngày đó làm cột mốc quan trọng cho phép bạn sắp xếp công việc của mình để ứng phó với bất kỳ sự chậm trễ nào.

2. Xác định xuất xứ của sự chậm trễ

Việc xác định các nguồn gây chậm trễ tiềm tàng lúc tạo các cột mốc cũng rất quan trọng. Điều này cho phép các nhà quản lý dự án tính tới sự chậm trễ lúc tính toán ngày giao dự án và tạo các mốc quan trọng. Bạn có thể ước tính các vấn đề tiềm tàng về tài nguyên hoặc tắc nghẽn với thứ tự làm việc của mình. Điều này có thể giúp bạn ước tính tốt hơn các ngày quan trọng.

3. Xác định thời hạn

Bạn cũng cần xác định thời hạn cho các thời đoạn không giống nhau của dự án. Đây có thể là những thời hạn mềm, nhưng chúng giúp bạn tạo ra những mốc thời kỳ thực tiễn, cho phép các đối tác liên quan ngoài dự án thẩm định tiến độ. Bạn có thể khởi đầu vào ngày hoàn thành được yêu cầu cuối cùng và làm việc trở lại lúc đặt thời hạn để ước tính thời kỳ giữa mỗi ngày.

4. Mở màn với nhiều mốc dự án

Bao gồm một số mốc quan trọng của dự án lúc khởi đầu dự án của bạn giúp ước tính ngày hoàn thành dễ dàng hơn. Lúc bạn ước tính được ngày hoàn thành của từng mốc, bạn có thể so sánh nó với ngày hoàn thành dự án thực tiễn. Làm điều này cho phép các đối tác liên quan hỗ trợ phản hồi và theo dõi tiến độ của dự án liên quan đến ngày giao hàng.

5. Bao gồm các mốc quan trọng trong lộ trình

Đặt các mốc quan trọng của dự án trong lộ trình giúp quản lý kỳ vọng của các đối tác liên quan. Nó có vai trò như một giao diện nơi các đối tượng liên quan có thể theo dõi tiến trình của dự án, xác định các cột mốc gặp phải sự chậm trễ và điều chỉnh kỳ vọng của họ về kết quả đầu ra của nhóm. Lúc đặt tới các mốc quan trọng, bạn có thể yêu cầu người được giao của mình cập nhật trạng thái để đảm bảo họ có thể phục vụ các yêu cầu về lộ trình.

6. Xác định sự phụ thuộc lẫn nhau một cách hợp lý giữa các mốc quan trọng

Bạn cần xác định các mốc phụ thuộc vào nhau như thế nào. Làm điều này cho phép bạn tuân theo một trật tự tuần tự của các sự kiện. Ví dụ: Người thợ phải làm xong phần móng nhà trước lúc xây tường. Chỉ sau lúc xây xong các bức trường, họ mới có thể lợp mái nhà. Các cột mốc quan trọng phải tuân theo chuỗi sự kiện hợp lý này để đồng bộ hóa hiệu quả các nhiệm vụ và giai đoạn của dự án.

Xem thêm: Các mô hình quản lý dự án hiệu quả.

Công cụ: Quản lý các giai đoạn của dự án hiệu quả.