Mô hình quản lý dự án hiệu quả

Rate this post

Quản lý công việc và tác vụ trong một dự án không dễ dàng, nhưng với một mô hình quản lý dự án thích hợp sẽ đảm bảo mọi dự án sẽ diễn ra trơn tru, liền mạch từ đầu đến cuối, hiệu quả và đúng tiến độ.

Mô hình quản lý dự án

Mô hình quản lý dự án thác nước (Waterfall)

mo-hinh-quan-lý-du-an-thac-nuoc-waterfall
Mô hình thác nước (Waterfall)

Mô hình thác nước là một phương pháp tiếp cận tuyến tính đòi hỏi nhà quản lý phải lập kế hoạch sâu rộng. Các nhiệm vụ cố định, được xác định chi tiết trước khi triển khai, thể hiện rõ sự phụ thuộc, công việc ở giai đoạn trước phải hoàn thành thì nhiệm vụ sau mới được bắt đầu.

Điểm mạnh của mô hình thác nước là nó có thể dự đoán chính xác thời điểm kết thúc dự án nhưng điểm yếu là thiếu tính linh hoạt. Đó là lý do tại sao quản lý dự án theo mô hình thác nước phù hợp với các dự án lớn, đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian triển khai và gần như không xảy ra bất kỳ công việc phát sinh nào.

Mô hình thác nước có thể được sử dụng khi:

  • Yêu cầu không thay đổi thường xuyên
  • Yêu cầu lớn nhưng độ phức tạp thấp
  • Dự án ngắn
  • Yêu cầu rõ ràng
  • Môi trường ổn định
  • Công nghệ và công cụ được sử dụng ổn định
  • Nguồn lực có sẵn và được đào tạo kỹ lưỡng

Mô hình Agile

mo-hinh-quan-ly-du-an-agile
Mô hình Agile

Agile không hẳn là một tập hợp các nguyên tắc, ban đầu được áp dụng cho các dự án phát triển phần mềm. Bốn giá trị chính được mô tả trong Tuyên ngôn Agile là:

  • Cá nhân và sự cộng tác quan trọng hơn quy trình và công cụ
  • Phản hồi thay đổi hơn là bám sát kế hoạch
  • Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng
  • Sản phẩm dùng được tốt hơn là tài liệu chi tiết

Với Agile, các nhiệm vụ trong dự án được hình thành và điều chỉnh tùy vào tình hình triển khai trên thực tế, thay vì đặt mọi thứ cố định từ đầu như trong mô hình quản lý WaterFall. Chính vì vậy, Agile phù hợp với các dự án đòi hỏi sự linh hoạt, có mức độ phức tạp hoặc không chắc chắn. 

Đặc trưng Agile là tính lặp (Iterative). Dự án sẽ được thực hiện trong các phân đoạn lặp đi lặp lại. Các phân đoạn (được gọi là Iteration hoặc Sprint) này thường có khung thời gian ngắn (từ 1 – 4 tuần).

Mô hình Kanban

mo-hinh-quan-ly-du-an-kanban
Mô hình Kanban

Mô hình Kanban sử dụng các thẻ thị giác nhằm trực quan hóa công việc và luồng công việc, góp phần cải thiện chất lượng đầu ra bằng cách gia tăng sự tập trung của đội nhóm vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng. Hệ thống này lý tưởng cho các nhóm nhỏ làm việc trong bối cảnh mà các ưu tiên nhiệm vụ có thể thay đổi thường xuyên.

Mô hình sử dụng bảng Kanban để đại diện cho các giai đoạn phát triển khác nhau và các thẻ Kanban để mô tả các nhiệm vụ trong quá trình làm việc. Ở dạng đơn giản nhất (hình trên), cấu trúc của bảng Kanban có ba cột: Việc cần làm – Đang thực hiện – Đã hoàn thành. 

Để hình dung quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một hạng mục công việc.

Điều đầu tiên và quan trọng nhất là khi tạo mới một tác vụ, bạn cần điền đầy đủ thông tin cần thiết để công việc có thể tiến hành. Sau đó bạn kéo mục đó từ cột “Việc cần làm” sang “Đang làm” và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Hoàn thành”. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn.

Mô hình GTD (Getting things done)

mo-hinh-quan-ly-du-an-gtd
Mô hình GTD

GTD quản lý công việc bằng cách tổ chức, phân loại những công việc cần làm, ưu tiên và lịch trình của bạn, nhờ đó bạn sẽ kiểm soát được “núi công việc” của mình. Theo dõi sơ đồ trong hình ảnh để hiểu hơn về cách thức ứng dụng phương pháp Get things done.

quan-ly-du-an-gtd
Quản lý dự án bằng mô hình GTD

Áp dụng phương pháp này nhằm mục đích giải tỏa tâm trí và cải thiện năng suất bằng cách chuyển đổi ý tưởng thành hành động thể chất. Đây là cách GTD hoạt động:

  • Thu thập toàn bộ các nhiệm vụ cần phải hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào, các ý tưởng hay các nhiệm vụ thường kỳ.
  • Làm rõ và sắp xếp các nhiệm vụ: Những công việc không khả thi sẽ được chuyển vào “thùng rác”, những công việc đơn giản sẽ được triển khai thực hiện luôn. Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được chia thành những công việc nhỏ lẻ để dễ quản lý. Những công việc cần nhiều thời gian thực hiện sẽ được ưu tiên lên lịch.
  • Đánh giá thường xuyên: Dành thời gian để đánh giá các công việc đã hoàn thành, cập nhật danh sách những nhiệm vụ mới ít nhất 1 tuần 1 lần là chìa khóa giúp cải thiện hiệu quả quản lý.
  • Bắt tay vào triển khai công việc: Các nhiệm vụ được phân loại chi tiết, ưu tiên và chia nhỏ thành các đầu việc nhỏ giúp cho việc thực thi trở nên dễ dàng. Bạn biết chính xác bạn cần làm gì khi nào, hoàn thành nó trong bao lâu để đảm bảo tiến độ diễn ra theo đúng lịch trình. 

Bạn nên chọn quản lý dự án bằng mô hình nào?

Lựa chọn một mô hình quản lý dự án phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: từ mức độ phức tạp của công việc, tính linh động của thời gian và các bên liên quan đến quy mô, văn hóa làm việc của nhóm, thậm chí là cả sự không thích thay đổi. 

Để tìm được một mô hình quản lý dự án mang lại lợi ích cho tất cả mọi người, các nhà quản lý không nên tự mình quyết định mà cần họp bàn thu thập ý kiến của các thành viên trong nhóm bởi họ mới chính là người trực tiếp thực thi triển khai mô hình đó từ lý thuyết ra thực tế.

Một điều cần nhớ là các mô hình quản lý dự án được trình bày ở trên không loại trừ lẫn nhau – chúng có thể kết hợp hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện chất lượng quản lý.

Dưới đây là một ví dụ về sự kết hợp như vậy:

  • Mô hình Agile được sử dụng để thiết lập nguyên tắc và tư duy làm việc của đội ngũ
  • GTD có thể được áp dụng để xác định, tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
  • Kanban cung cấp màn hình trực quan hỗ trợ kiểm soát và theo dõi chặt chẽ tất cả các nhiệm vụ.

Bài viết liên quan: Các kinh nghiệm quản lý dự án hiệu quả

Công cụ: Phần mềm quản lý dự án.