Gantt chart – Công cụ quản lý dự án hữu ích

2.5/5 - (2 bình chọn)

Gantt Chart là một công cụ quản lý dự án phổ biến, giúp người dùng dễ dàng lập kế hoạch, xác định tài nguyên và lên lịch trình cho các nhiệm vụ cần thực hiện. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu về tổng quan và cách sử dụng biểu đồ Gantt Chart.

gantt-chart
Quản lý dự án với Gantt Chart

Gantt Chart là gì?

Sơ đồ/ biểu đồ Gantt ( hay còn gọi là Gantt Chart) là loại sơ đồ dùng để trình bày tổng quan các nhiệm vụ công việc và thời gian ước tính thực hiện nhiệm vụ để hoàn thành dự án. Sơ đồ bao gồm cả 2 phần chính : trục tung thể hiện cho các nhiệm vụ và trục hoành thể hiện các mốc thời gian dành cho những công việc đó. Gantt Chart tóm tắt các giai đoạn công việc cần thiết hoàn thành theo thứ tự chính ưu tiên theo mỗi giai đoạn.Thế nên, khi nhìn vào sơ đồ Gantt, bạn sẽ nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc trong dự án.

Xét về bản chất, nó cũng giống như là “hình ảnh minh hoạ” cho bản kế hoạch dự án, giúp mọi người, từ quản lý đến nhân viên theo dõi dễ dàng hơn toàn bộ công việc cần phải được thực hiện theo deadline thời gian quy định, phát huy tính sáng tạo, cũng như phối hợp nhau đảm bảo dự án được diễn ra một cách suôn sẻ, nhanh chóng và thuận lợi. Và cũng nhờ đó, mà các thành viên trong team cũng sẽ biết cách sử dụng và quản lý tổng thể dự án tối ưu.

Phần lớn, các nhà quản lý thường thích ứng dụng biểu đồ Gantt vì những tính năng đơn giản, thân thiện, dễ thiết kế và giúp họ đưa ra quyết định hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án. Chính vì các bố trí, sắp xếp thông tin rõ ràng, trực quan như thế nên nó trở thành một công cụ hữu ích được phổ biến để lên kế hoạch, lên timeline thực hiện quản lý tiến độ dự án.

Các thành phần chính trong sơ đồ Gantt chart

Một biểu đồ gantt được bao hàm từ nhiều yếu tố khác nhau. Một Gantt chart chuẩn sẽ gồm các thành phần như sau :

  • Task list: hiển thị chi tiết các nhiệm vụ cần để tạo nên dự án. Danh sách liệt kê các nhiệm vụ được sắp xếp theo trục dọc ( trục tung) của sơ đồ và có thể được tổ chức theo các nhóm.
  •  Timeline: biểu thị tổng thời gian để hoàn tất dự án, được chi cụ thể thành các khoảng thời gián như ngày, tuần, tháng,…Dòng thời gian được thể hiện theo trục hoành ( trục ngang).
  • Bars: Cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về thời gian và tiến độ công việc
  • Milestones: Thể hiện cột mốc những sự kiện quan trọng cần lưu ý
  • Dependencies: Kết nối các nhiệm vụ lại với nhau theo một trình tự nhất định
  • Progress: Quy trình
  • Resource assigned: Cho biết người quản lý hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ

Tại sao sử dụng Gantt Chart?

Khi bạn thiết lập một biểu đồ Gantt, bạn cần phải suy nghĩ qua tất cả các nhiệm vụ liên quan trong dự án của bạn. Và bên cạnh đó, bạn sẽ làm việc ra những người sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, và những vấn đề mà của bạn có thể gặp phải.

Suy nghĩ về các chi tiết này nhằm 2 mục đích: 1. đảm bảo rằng lịch trình đặt ra cho dự án là hoàn toàn khả thi, giao việc cho đúng người, và 2. Suy nghĩ về cách giải quyết cho vấn đề tiềm tàng trước khi bắt đầu.

Ngoài ra, suy tính trước về các bước nằm trên lịch trình của dự án cũng giúp nhà quản lý ước tính trước các khía cạnh thực tế của một dự án, chẳng hạn như Thời gian tối thiểu để hoàn thành 1 task, task nào phải được hoàn thành trước task nào. Thêm nữa, bạn có thể sử dụng các điểm này để xác định Critical Path – chuỗi các task cần được hoàn thành đúng hạn để toàn bộ dự án kết thúc trong thời gian ngắn nhất.

Cuối cùng, Gantt charts có thể cho người quản lý, khách hàng và những người tham gia vào dự án thấy tiến độ hiện tại của dự án. Đơn giản chỉ cần cập nhật các thay đổi về trạng thái của tasks trên biểu đồ, và tác động của chúng đến tiến độ dự án, thông qua việc hoàn thành các nhiệm vụ trọng tâm thuộc về Critical Path.

Ưu nhược điểm của Gantt Chart

Ưu điểm:

Biểu đồ gantt là phương thức hữu hiệu mang lại hiệu quả thiết thực cho việc lập kế hoạch dự án, phù hợp với những công việc có tính chất tương đối đơn giản, ít chồng chéo, dễ xây dựng và người đọc dễ nhận viết được các công việc và thời gian thực hiện công tác, thấy rõ tổng thời gian từng nhiệm vụ và toàn bộ dự án.

 Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Bằng cách thức thể hiện trực quan, trình bày đơn giản nhưng dễ hiểu và hiệu quả gồm 2 trục làm việc chính ( trục ngang và trục dọc ). Sơ đồ Gantt chart giúp bạn hiểu rõ và nắm bắt các thông tin cần thiết của dự án nhanh chóng : ai là người quản lý chịu trách nhiệm thực thi, bộ phận/ nhóm nào có nhiệm vụ gì, thời điểm bắt đầu và thời hạn kết thúc hoàn thành công việc, mối quan hệ của công việc ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

Nâng cao năng suất

Các thông tin như người thực hiện công việc, thời hạn tiến độ được thể hiện công bố công khai, giúp mỗi cá nhân hiểu rõ được tầm quan trọng trong từng mắt xích dự án. Việc này sẽ củng cố sự chủ động hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao của nhân viên. Bởi lẽ họ hiểu rằng sự trì trệ của bản thân chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của người khác và hơn nữa là của cả quy trình dự án, đây cũng là yếu tố thúc đẩy sự gia tăng năng suất.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Biểu đồ Gantt cung cấp cho người quản lý dự án, lập kế hoạch dự có tầm nhìn tổng quan về dự án, giúp họ có thể điều phối công việc sao cho phù hợp để đảm bảo hiệu quả, chất lượng dự án,nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

Nhược điểm:

Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng

Trên thực tế, nếu nhà quản lý cố gắng tạo ra cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng biểu đồ gantt, họ có thể mắc nguy cơ sẽ phải làm lại hết thảy toàn bộ lịch biểu dự án – khi chẳng may có gì đó bị bỏ sót hay thời lượng ước tính sai hoặc mắc sai lầm nào đó khó đoán.

Chỉ hiệu quả tốt với các dự án nhỏ

Khi thời lượng và tác vụ kéo dài hơn một trang, Gantt Chart sẽ bắt đầu mất dần chức năng của nó, vì sẽ khó khăn khi xem một dự án tổng quan trên màn hình máy tính hơn. Đồng thời, đối với những dự án có hàng trăm đầu việc, việc phải cập nhật thường xuyên cũng khiến cho nhà quản lý mất khá nhiều thời gian hơn.

Thế nên, có thể thấy rằng, Gantt Chart không phát huy hiệu quả tốt trong việc mô tả sự phức tạp. Vì lý do hạn chế đó mà các nhà quản lý không nên chỉ phục thuộc vào mỗi biểu đồ Gantt cho nhu cầu quản lý dự án.

Sơ đồ Gantt yếu trong việc xử lý các ràng buộc của dự án .

Điều này ảnh hưởng do thiết lập trọng tâm chính của sơ đồ Gantt chính là thời gian. Có 3 ràng buộc cơ bản trong một dự án : thời gian, chi phí và phạm vi. Chi phí và phạm vi đầy đủ sẽ không được thể hiện hết trên một biểu đồ gantt. Đồng thời cũng khó nhận biết công việc nào sẽ cần ưu tiên nếu như có quá nhiều sơ đồ công việc đan xen, liên tiếp nhau.

Bài viết liên quan: Hãy chú ý 4 điều sau khi bạn estimate dự án.

Công cụ: Phần mềm quản lý dự án bằng Gantt Chart